E-commerce
4 juillet 2026
« Envoyez une proforma pour validation comptable avant virement. » « Votre proforma ne mentionne pas notre numéro de TVA intracom. » « Nous avons payé sur la proforma, où est la facture définitive ? » La facture proforma n'est ni un devis informel ni une facture classique : c'est un document intermédiaire qui bloque des commandes B2B, des exportations et des virements si mal traité.
Payflo rappelle qu'en France la proforma n'a aucune valeur comptable ni juridique, ne crée pas d'obligation de paiement, et qu'un virement reçu sur proforma exige l'émission immédiate d'une facture définitive (Payflo, proforma 2026). Yousign précise qu'elle sert surtout à structurer l'accord commercial avant engagement, notamment pour export et acompte (Yousign, proforma vs définitive 2026).
Ce guide #321 traite le support client factures proforma : demandes, validation avant paiement, conversion. Distinct de questions TVA (#160) et Net terms (#234) : ici le cas proforma avant encaissement.
Sommaire
Pourquoi les proformas génèrent-elles autant de tickets support ?
La proforma se situe entre devis et facture définitive. Le client professionnel en a besoin pour valider budget, obtenir un PO interne, ouvrir un dossier douane ou déclencher un virement. Votre support devient le goulot si personne ne sait qui l'émet, en combien de temps, et avec quelles mentions.
Trois tensions récurrentes
Urgence achat : comptabilité bloque le virement sans document
Confusion documentaire : proforma confondue avec facture à payer
Écart mentions : TVA, Incoterm, PO, raison sociale incorrects
Volume typique
Sur une boutique DTC avec 15 à 40 % de CA B2B ou export, 5 à 12 % des tickets finance portent sur proforma, devis formalisé ou « facture avant paiement ». Ramp note que les proformas servent surtout aux transactions B2B, exportateurs et prestataires projet (Ramp, proforma 2026).
Principe #321
Pipeline PROFORMA-LOOP : demande → qualification → émission PROFORMA-DOC → validation client → encaissement (acompte ou solde) → conversion facture définitive.
En quoi diffère-t-elle de la TVA #160, des Net terms #234 et du devis B2B ?
Cinq contenus voisins, cinq documents distincts.
Questions TVA (#160)
TVA et facture (#160) : TTC/HT, autoliquidation, numéro intracom sur facture définitive. Le #321 : document préalable non comptable pour validation avant transaction.
Net terms (#234)
Payment terms (#234) : échéance post-livraison, crédit compte. Le #321 : document avant premier paiement, souvent virement ou acompte.
Support B2B (#50)
Support B2B (#50) : comptes, devis RFQ. Le #321 zoome le workflow proforma et les tickets validation comptable.
Virement (#322)
Support virement (#322) : relances, preuves WIRE-PROOF, rapprochement Pending. Le #321 couvre la proforma comme pièce amont du flux virement.
Promesse #321
PROFORMA-INTENT, PROFORMA-POLICY, PROFORMA-DOC, PROFORMA-WORKFLOW, macros, handoff finance, KPI, playbooks.
Quelle taxonomie PROFORMA-INTENT pour router les demandes ?
La taxonomie PROFORMA-INTENT évite de traiter toute demande « facture » comme un WISMO fiscal.
10 intents proforma
pf_request_new: demande proforma avant commande ou paiementpf_request_update: modifier quantités, prix, adresse sur proforma existantepf_mentions_fix: TVA, SIRET, PO, Incoterm, raison socialepf_validation_status: « comptabilité a validé, on peut payer ? »pf_vs_devis: différence devis / proforma / facturepf_export_customs: douane, valeur marchandise, HS codepf_deposit: acompte sur base proformapf_paid_no_definitive: virement effectué, facture définitive manquantepf_expired: proforma périmée, renouvellement prix/délaipf_convert_order: transformer proforma validée en commande Shopify
Tags helpdesk
proforma, sous-tags par intent. Escalade finance si montant > seuil ou export hors UE. Stripe rappelle : la proforma facilite PO B2B avant libération paiement (Stripe, proforma B2B 2026).
Que doit contenir le document PROFORMA-POLICY interne ?
Le document PROFORMA-POLICY aligne support, finance et commercial sur qui émet quoi, en combien de temps.
12 blocs policy
Éligibilité : B2B validé, export, gros panier, sur-mesure ; pas B2C standard carte
Seuil montant : proforma auto si > X € ou sur demande
SLA émission : 24 h ouvrées standard, 4 h urgent export
Validité : 15, 30 ou 90 jours (Infos Entreprises : fixée par vendeur)
Owner : support collecte infos, finance émet PDF
Template : logo, mention « Facture proforma » visible, pas « Facture » seul
Mentions : vendeur, acheteur, SIRET/TVA, description, qty, PU HT, TVA, total, Incoterm export
Acompte : % autorisé, facture d'acompte obligatoire si encaissement (Keobiz CGI art. 289)
Conversion : proforma validée → draft order ou payment link
Paiement reçu sur proforma : émettre facture définitive ou d'acompte sous 48 h
Numérotation : préfixe PRO- séparé des factures définitives
Archivage : lien proforma ↔ commande ↔ facture définitive
Rappel légal France
Payflo : ne jamais comptabiliser la proforma ; paiement reçu = facture définitive immédiate (Payflo 2026). Yousign : proforma ne déclenche pas TVA ; facture d'acompte oui si acompte encaissé (Yousign 2026).
Comment exécuter le workflow PROFORMA-WORKFLOW en 7 étapes ?
Le workflow PROFORMA-WORKFLOW standardise chaque demande de la prise de ticket à la commande payée.
7 étapes opérationnelles
Qualification : intent PROFORMA-INTENT, montant, pays, compte B2B existant ?
Collecte champs : raison sociale, adresse facturation, TVA intracom, PO, contact comptable, Incoterm si export
Construction panier : draft order Shopify ou devis ERP avec prix contrat
Émission PROFORMA-DOC : PDF template, numéro PRO-YYYY-NNNN, date validité
Envoi + instructions : « Document informatif, en attente de votre validation interne. Paiement sur facture d'acompte ou définitive selon PROFORMA-POLICY. »
Suivi validation : tag
pf_pending_validation, relance J+7 si silenceConversion : PO reçu → payment link, virement (voir #322) ou draft order confirmé → facture acompte/définitive
QuickBooks pattern
Beaucoup d'outils partent d'un Estimate converti en invoice finale une fois deal confirmé (QuickBooks, proforma 2026). Même logique Shopify : draft order = base proforma, invoice app ou ERP = définitive.
Interdit workflow
Envoyer proforma intitulée « Facture » sans mention proforma. Promettre délai livraison non validé ops. Accepter virement sans planifier facture d'acompte ou définitive.
Quelles macros PROFORMA pour le support et la finance ?
Les macros PROFORMA réduisent les allers-retours avec comptabilité client. Préfixe PF-.
8 macros essentielles
PF-REQUEST : liste champs à fournir (raison sociale, TVA, PO, adresse, contact)
PF-SENT : « Proforma PRO-{num} jointe, validité {date}. Document informatif avant validation. »
PF-UPDATE : « Proforma révisée PRO-{num_v2}, remplace version {num_v1}. »
PF-VS-DEVIS : « Le devis est une offre commerciale ; la proforma formalise montants pour votre service achats/douane. »
PF-ACOMPTE : « Acompte {pct} % : facture d'acompte {num} émise après réception virement. »
PF-PAID-DEFINITIVE : « Paiement reçu, facture définitive {num} sous 48 h. »
PF-EXPIRED : « Proforma expirée le {date}. Nouvelle version sur prix actuels : confirmez ? »
PF-EXPORT : Incoterm, valeur douane, coordonnées EORI si applicable
Variables obligatoires
{proforma_num}, {valid_until}, {amount_ht}, {amount_ttc}, {po_number}, {payment_instructions}. Lien templates support (#34).
Comment gérer validation client, acompte et conversion commande ?
La phase validation avant paiement concentre les tickets les plus répétitifs.
Scénario A : validation interne acheteur
Client envoie PO signé ou email « bon pour accord ». Support tag pf_validated, transfère finance pour payment link ou RIB virement. Uncap : comptes B2B Shopify Plus voient factures et historique paiement en portail (Uncap, B2B payments 2026).
Scénario B : acompte requis
Proforma mentionne 30 % à la commande. Infos Entreprises : émettre facture d'acompte réglementaire, pas seulement proforma (Infos Entreprises 2026). Keobiz : TVA exigible à l'encaissement acompte, facture d'acompte obligatoire pour déduction (Keobiz, acomptes 2026).
Scénario C : paiement intégral avant expédition
Export ou sur-mesure. Client paie sur base proforma : finance émet facture définitive ou d'acompte sous 48 h, puis commande passe en fulfillment après rapprochement banque.
Scénario D : proforma périmée
Prix ou stock ont changé. Macro PF-EXPIRED + nouvelle proforma. Ne pas honorer ancien montant sans validation commercial si marge impactée.
Statuts commande Shopify
Draft order « Proforma sent » → « Awaiting payment » → « Paid ». Note interne : numéro PRO- et PO client.
Comment traiter export, douane et crédit documentaire ?
Les demandes proforma export exigent mentions et SLA distincts du B2B France métropole.
Champs export obligatoires
Incoterm (EXW, FOB, DAP, DDP) et lieu de transfert risque
Poids net/brut, colis, origine marchandise
Code HS par ligne si douane l'exige
Devise et taux si facturation hors EUR
EORI vendeur et acheteur si applicable
Banque et L/C
Factureproforma.fr : les crédits documentaires exigent souvent une proforma pour ouvrir la lettre de crédit (Facture Proforma, guide 2026). Escalade finance + export manager, pas résolution support seul.
TVA export
Proforma export UE B2B : TVA autoliquidation si numéro intracom valide (croiser #160). Hors UE : exportation exonérée, mention légale sur PROFORMA-DOC. Support collecte numéro TVA, finance valide VIES.
Délai SLA
Export : 4 h ouvrées si dossier douane urgent. Template PF-EXPORT avec liste pièces jointes (Kbis client si premier achat).
Quels playbooks verticaux équipement pro, cosmétique et DTC mixte ?
Les intents proforma prioritaires varient selon mix B2B/B2C.
Équipement pro / B2B light
Pic pf_request_new et pf_convert_order. Net terms parfois après première proforma + acompte. Lien payment terms (#234).
Cosmétique / pharma light
Lots, DLC, quantités minimales sur proforma. Mention réglementaire pays destination. Validation qualité avant émission si export.
Sur-mesure / personnalisation
Proforma quasi systématique avant production. Acompte 50 % pattern. Lien produits personnalisés.
DTC avec quelques comptes pro
Risque : support B2C traite proforma comme facture WISMO. Router tag proforma vers file finance dès détection SIRET ou « service achats ».
Marketplace seller
Proforma hors scope marketplace standard : redirect vers canal direct B2B si policy le permet.
Quels KPI mesurer sur le flux proforma ?
Mesurez délai et conversion proforma, pas le volume tickets finance brut.
KPI mensuels
pf_sla_issue : % proformas émises dans SLA policy
pf_conversion_rate : proformas validées / proformas émises
pf_time_to_payment : jours entre envoi proforma et encaissement
pf_revision_rate : proformas révisées / total (qualité collecte)
pf_paid_no_invoice : paiements sans facture définitive sous 48 h (cible 0)
pf_expired_lost : deals perdus proforma expirée
pf_ticket_touch : messages moyens par dossier proforma
Revue mensuelle finance × support
Top motifs pf_mentions_fix → enrichir template. pf_paid_no_invoice > 0 → alerte process comptable. Miva recommande test end-to-end PO → proforma → invoice (Miva, B2B invoice 2026).
Comment Qstomy qualifie-t-il et accélère-t-il les demandes proforma ?
Qstomy ne remplace pas l'émission PDF finance, mais automatise collecte, qualification et suivi PROFORMA-INTENT.
Capacités
Intent
pf_request_new: formulaire conversationnel champs PROFORMA-POLICYDistinction auto proforma vs facture définitive vs devis
Statut dossier : pending / sent / validated / paid
Rappel client si validation en attente J+5
Escalade finance avec payload structuré (SIRET, PO, montant)
Macro PF-* pré-remplies depuis draft order Shopify
Scénario DTC chiffré
Marque équipement pro, 22 % CA B2B. Avant #321 : 47 tickets proforma/mois, 3,2 j délai moyen émission, 28 % révisions mentions, pf_conversion_rate 41 %. Après PROFORMA-WORKFLOW + Qstomy collecte : délai 1,1 j, révisions 11 %, pf_conversion_rate 58 %, pf_paid_no_invoice 0 sur 6 mois.
Voir support IA, agent vente, Shopify, démo. Maillage : virement (#322), bot paiements (#323).
Quels playbooks pour industrialiser PROFORMA-LOOP en quatre semaines ?
Playbook 1 : audit tickets finance 90 j (4 h)
Export « proforma », « facture avant paiement », « PO ». Tagger PROFORMA-INTENT rétroactif. Mesurer délai et révisions.
Playbook 2 : rédiger PROFORMA-POLICY (1 j)
12 blocs section 4. Template PDF validé comptable. Préfixe numérotation PRO-.
Playbook 3 : macros + workflow (4 h)
8 macros PF-*. Documenter 7 étapes PROFORMA-WORKFLOW. Former support + handoff finance.
Playbook 4 : pilote 10 comptes B2B (2 semaines)
Mesurer pf_sla_issue et pf_conversion_rate. Ajuster collecte champs.
Playbook 5 : revue mensuelle (60 min)
KPI section 10. Corriger pf_paid_no_invoice. Enrichir template mentions export.
Maillage utile
Cette semaine : listez vos 10 dernières proformas et vérifiez si chaque paiement reçu a une facture définitive ou d'acompte émise sous 48 h. Si ce n'est pas le cas, PROFORMA-POLICY bloc 10 n'est pas appliqué.
Enzo
4 juillet 2026
